OSS Nutzer:
Stadt Freiburg in Breisgau
Website:
www.freiburg.de
Beschreibung:
Freiburg in Breisgau ist eine kreisfreie Großstadt in Baden-Württemberg. Von 1945 bis zur Gründung des Landes Baden-Württemberg am 25. April 1952 war Freiburg im Breisgau die Landeshauptstadt des Landes Baden. Per 1.8.2016 bezifferte das am Fluss Dreisam gelegene Freiburg 227.400 Einwohner und nimmt damit auf der Liste der größten Städte Baden-Württembergs nach Stuttgart, Karlsruhe und Mannheim die vierte Stelle ein.
Open Office bei der Stadt Freiburg in Breisgau
Branche: Verwaltung: Städte- und GemeindeverwaltungDer Gemeinderat der Stadt Freiburg im Breisgau entschied sich im Jahr 2007, das Standardformat Open Office für den elektronischen Geschäftsverkehr der Stadtverwaltung einzusetzen. Die nachfolgende Beschreibung befasst sich mit diesem Einsatz von Open Office im Detail.
Ausgangslage:
Die Stadt Freiburg entschied sich im Jahre 2007 für Open Office, da es dazumal das einzige quelloffene Format auf dem Markt war. Denn die Stadt wollte auf dem Quellcode von München aufbauen und ihre Bedürfnisse dem Open Office anpassen. Der Aspekt der Community spielte bei der Entscheidung auch eine wichtige Rolle. Die Stadt Freiburg kooperierte mit der Stadt München und erhielt Programme wie den Wollmux. Der Wollmux ist ein Open Source Produkt und dient den Formatvorlagen bei der Textverarbeitung.
Der Kostenfaktor spielte bei der Auswahl primär keine Rolle. Die Kostenkalkulation sah vor die Einsparungen der Lizenzkosten in die Entwicklung von Open Office zu investieren.
Umsetzung:
Open Office wurde in der ganzen Stadtverwaltung als Standardtextverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramm eingeführt. Die bisherigen Formate "PDF" und "DOC/RTF" wurden abgelöst. Impress wurde für Vorträge und Präsensationen eingesetzt.
Beim Support konnten durch die Kooperation mit München viele getestete Programme und Komponenten übernommen werden. Freiburg hat die gleichen Konsultoren eingesetzt, welche in München aktiv waren. Intern hatten sie einen Projektleiter und zwei bis drei Mitarbeiter, welche sich um Open Office kümmerten. Die Community wurde kaum genutzt. Der direkte Kontakt mit den Entwicklern von München wurde bevorzugt.
Die Reaktionen auf die Einführung von Open Office fielen sehr unterschiedlich aus. Das Überzeugen einiger Mitarbeiter stellte eine Herausforderung dar. Viele zweifelten an der Qualität einer Gratis-Software. Durch Schulungen konnten einige Skeptiker von der Qualität des Programmes überzeugt werden. Den Mitarbeitern wurde eine Basisschulung angeboten, welche einen halben Tag dauerte. Für Schreib- und Servicekräfte gab es Spezialkurse zu verschieden Themen. Diese Kurse dauerten einen Tag und jeder konnte bis zu fünf Kurse besuchen. Besonders die ungeübten Mitarbeiter hatten Nutzungsprobleme, wie z.B. Miss-Steuerung. Geübte Mitarbeiter hatten vorwiegend Probleme bei der Formatierung von Dokumenten. Eine weitere Herausforderung stellte die Datenmigration dar. Bei vielen Dokumenten war es nicht möglich, die Microsoft Dokumente in das Open Document Format (ODF) umzuwandeln. Deshalb wurde der Altbestand von über 100'000 Dokumenten gar nicht migriert.
Zielerreichung:
Der Zeitrahmen des Integrationsprozesses war auf sieben Jahre festgelegt. Nach vier Jahren steckte das Projekt fest und wurde abgebrochen. Für einen glatten Ablauf braucht es bei einer Textverarbeitung 100% Austauschbarkeit der Dokumente ohne, dass sie sich verändern. Einer der Hauptgründe für den Abbruch war aber eine schlechte Kompatibilität zwischen Microsoft und Open Office Dokumenten. Ein Beispiel dafür ist die Änderungsverfolgung. Das ist eine Funktion, welche alle Änderungen an einem Dokument aufzeichnet und diese unterstreicht oder farbig markiert. Diese Funktion ist für die Stadt sehr wichtig und hat zwischen den Microsoft Produkten (ab Version 2000) und dem Open Office Produkt nicht funktioniert. Änderungen wurden vor dem Wechsel akzeptiert, aber nicht mehr sichtbar gekennzeichnet. Dieses Problem entstand durch einen Grundsatzentscheid vom Technical Komitee für ODF. Sie haben den Vorschlag für eine korrekte Anzeige der Änderungsverfolgung abgelehnt. Für weitere Fachverfahren, welche auf Office Produkten basieren, war das Geld für die Umstellung nicht vorhanden.
Durch die Entscheidung des technischen Komitees hätte eine programmtechnische Anpassung gemacht werden müssen, welche sicher drei bis vier Jahre in Anspruch genommen hätte. Das Problem wäre bei der Umwandlung von ODF zu Microsoft Office immer noch vorhanden gewesen. Die Umstellung auf Open Office wird dennoch immer noch als sinnvoll angesehen, obwohl durch den Abbruch des Projektes die einst geplanten Kosteneinsparungen nicht belegt werden konnten.
Fazit:
Der Wechsel von Microsoft Office zu Open Office misslang der Stadt Freiburg. Dennoch setzt die Stadt auf weitere Open Source Softwares (OSS) wie Freemind, Gimp OpenPro und Firefox als Standardbrowser, mitwelchen sie durchwegs zufrieden ist. Auch mit dem erhaltenen Support ist die Stadt rundum zufrieden.
Erstellt: 10.08.2017
