hitobito bei der insieme Schweiz

Insieme Schweiz setzt hitobito als Open Source Software (OSS) ein. Die nachfolgende Erläuterung beschreibt diesen Einsatz im Detail.

Ausgangslage:

Insieme Schweiz arbeitete bis vor kurzem noch mit Abacus. Die Software ist eine Lösung für das Rechnungswesen und die Adressverwaltung. Für die Aufgabenstellung Controlling und Reporting, also das Sammeln und Konsolidieren der Berichterstattung, verwendete insieme eine spezielle Access- Lösung. Diese wurde speziell für ihre Bedürfnisse programmiert. Abacus war jedoch für die Bedürfnisse von insieme überaltert und nicht mehr sehr bedienungsfreundlich. Es ist dann noch dazugekommen, dass das Bundesamt für Sozialversicherung auch die Vorgaben für das Reporting geändert hatte. Insieme hat mit dem Bundesamt für Sozialversicherung einen Vertrag für Finanzhilfe. Die Organisation erhält einen massgeblichen Betrag an Geldern von der Invalidenversicherung. Das sind zu einem kleinen Teil Beträge für Dienstleistungen, die direkt von insieme Schweiz erbracht werden. Es sind aber vor allem die Bildungsangebote und Freizeitangebote der Mitgliedervereine, die dafür Beiträge der Invalidenversicherung erhalten. Diese Beiträge werden über den Dachverband an die Mitgliederorganisationen verteilt. Jedes Jahr muss dem Bundesamt für Sozialversicherungen Bericht erstattet werden, indem ihnen Lesitungsstatistiken übergeben werden. Da die Anforderungen zu diesen Leistungsstatistiken angestiegen sind und die Anpassung der bisherigen Access Lösung anspruchsvoll geworden war, musste eine neue Lösung gefunden werden. Es wurde ein Beratungsbüro beauftragt. Kurze Zeit später machte die Puzzle ICT GmbH aus Bern eine Präsentation über das Open Source Software (OSS) hitobito und hinterliess bei der insieme einen guten Eindruck. Synergien durch ähnliche Aufgabenstellungen wie jene anderer Kunden würden sich nutzen lassen. hitobito konnte auch eine grosse Flexibilität zu einem angemessenen Preis bieten. Anpassungen von Standardlösungen der Konkurrenz würden hingegen schnell teuer ausfallen. Schlussendlich setzte sich das Angebot der Puzzle ICT mit ihrem Produkt hitobito durch.

Zielsetzung:

Wenn schon die Reporting Lösung neu programmiert werden sollte, dann sollte auch gleich für die Mitgliedervereine ein Zusatznutzen generiert werden. Mit dem Reportingtool werden sehr viele buchhalterische Daten und Kursstatistikangaben gesammelt. Da wurde es zum Ziel, im Bereich Kurs- und Adressverwaltung gleichzeitig eine Dienstleistung für die Mitgliedervereine zu erhalten. So hätten sie auch gleich ein Instrument, welches sie direkt für die Kursverwaltung einsetzen könnten.
Die neue EDV-Lösung, sollte also buchhalterische Daten und Leistungsstatistiken sammeln, wobei auch ein Link zum Bundesamt für Sozialversicherungen bestehen soll.

Umsetzung:

Auch während der Einführung wurde insieme Schweiz durch das Beratungsbüro vertreten.
Im Zentrum stehen die Controlling- und Reportingfunktionen, welche spezifisch für insieme entwickelt worden waren.

Im Jahr 2015 wurde vorerst die Adressverwaltung und Kursverwaltung freigegeben und fast ein Jahr später im Jahr 2016 folgte das Reporting.

In der Testphase und bei der Schulung der regionalen Verbände hat die Erfassung der oben erwähnten Leistungsstatistiken von hitobito schon gut funktioniert.
Die Adressdatenbank wird bereits für den Versand einer Zeitschrift verwendet.

Zielerreichung:

Insieme ist noch nicht lange bei hitobito dabei. In nächster Zeit muss sich die Funktion der Datenmeldung der Leistungsstatistiken an das Bundesamt für Sozialversicherungen bewähren. Bis jetzt ist man jedoch mit der neuen OSS-Lösung im Grossen und Ganzen zufrieden. Es wird jedoch noch weiteres Verbesserungspotential gesehen. insieme würde gerne Buchhaltungsfunktionen in hitobito implementiert haben. Jedoch waren bis jetzt die Entwicklungskosten dafür zu teuer. Daher musste darauf verzichtet werden. Besonders im Bereich der Adress- und Kursverwaltung werden sich künftig Synergien mit den anderen hitobito Nutzern erhofft, damit allfällige Weiterentwicklungen gemeinsam veranlasst werden können.

In der Zeit seit insieme hitobito nutzt, sind neben den Community-Treffen keine weiteren Community-Aktivitäten aufgefallen. Es bestehen noch Fragen und Bedenken, wie zukünftig gemeinsame Weiterentwicklungen angestossen werden könnten und wie die Finanzierung untereinander aufgeteilt werden würde. Weiter würde insieme hitobito gerne vermehrt bei den regionalen Verbänden einsetzen. Hier sei jedoch wichtig, dass die Software auch in Zusammenarbeit mit diesen optimiert werde.

Eingesetzte OSS Produkte:

Hitobito