Alfresco Share für KMU

von Yves Bertrand, NXC Suisse Sàrl | 23.10.2012

Klein­un­ter­neh­men brau­chen für die Doku­men­ten­ver­wal­tung oft nur wenige Funk­tio­nen. Alfresco Share ist eine ein­fa­che und kos­ten­güns­tige Lösung.

Am Anfang stand bei Finox, einem Burg­dor­fer Bio­tech­no­lo­gie­un­ter­neh­men mit einer Hand­voll Mit­ar­bei­ten­den, die File-​Ablage auf einer gemie­te­ten IT-​Infrastruktur. Und wie es bei sol­chen Abla­gen ist: Alle legen ab, kopie­ren Doku­mente, bear­bei­ten sie und irgend­wann ist der Salat so gross, dass nie­mand mehr weiss, wel­ches Doku­ment eigent­lich das gül­tige ist.

Da in der Bio­tech­no­lo­gie Struk­tu­rie­rung und Nor­ma­li­sie­rung der Doku­men­ta­tion zum Zer­ti­fi­zie­rungs­pro­zess gehört, konnte es so nicht mehr wei­ter­ge­hen. Finox machte sich des­halb auf die Suche nach einer Soft­ware, die eine kor­rekte Doku­men­ten­ver­wal­tung mit einer sau­be­ren Ver­sio­nie­rung ermög­licht. Eva­lu­iert wur­den dafür Micro­soft Sha­re­point und Alfresco Share.

Güns­ti­ger als Sha­re­point

Es war schnell ein­mal klar, dass Sha­re­point für ein klei­nes Unter­neh­men ohne eigene IT-​Kompetenz nicht finan­zier­bar wäre. Die güns­tigs­ten Hos­ting– und Supor­ta­bos wären auf zwi­schen 3000 und 5000 Fran­ken monat­lich gekom­men. Mit der Alfresco-​Lösung bezahlt Finox monat­lich rund 1000 Fran­ken für das Hos­ting und ein Sup­por­tabo. Da Finox die Com­mu­nity Ver­sion ver­wen­det, fal­len keine Lizenz­ge­büh­ren an, bei Sha­re­point wären diese Kos­ten mit rund 900 Fran­ken pro Arbeits­platz und Jahr zu Buche geschla­gen. Gleich­zei­tig mit der Inbe­trieb­nahme von Alfresco wurde übri­gens bei der Büro­hard­ware von Win­dows auf Mac umge­stellt. Die Kom­bi­na­tion Alfresco/​Apple kos­tet nun pro Mit­ar­bei­ter und Jahr rund 2500 Fran­ken, Sharepoint/​Windows wären etwa dop­pelt so teuer gewesen.

Nun sind ja die Kos­ten nur eine Seite der Medaille. Was nüt­zen Ein­spa­run­gen, wenn die User unzu­frie­den sind, weil die Bedie­nung kom­pli­ziert ist oder Funk­tio­nen ver­misst werden?

Selbst ist der Anwen­der

Funk­tio­nen ver­mis­sen die Mit­ar­bei­ten­den von Finox keine, da sie eine reine Doku­men­ten­ver­wal­tung mit einer sau­be­ren Ver­sio­nie­rung gesucht haben, nicht mehr und nicht weni­ger. Mit­tels der Work­flows kön­nen zudem zahl­rei­che Mails mit Anhän­gen und lang­wie­ri­gen Erklä­run­gen ein­ge­spart wer­den. Sogar das doch eher rudi­men­täre Message-​Board hat seine Anhän­ger gefun­den, wenn auch bedau­ert wird, dass keine Hier­ar­chi­sie­rung der Thre­ads mög­lich ist.

Um die ver­trau­li­chen Dateien zu schüt­zen, ist zusätz­lich zum User­na­men und dem Pass­wort die Ein­gabe eines vier­stel­li­gen Codes nötig, wie bei eini­gen E-​Banking-​Lösungen. Die dafür nötige Sicher­heits­karte kann der Finox-​Systemadministrator von Share aus durch einen Knopf­druck für jeden User selbst erstel­len, dank eines von NXC ent­wi­ckel­ten Moduls.

«Die IT sollte keine Hürde sein, son­dern eine Hilfe», sagt Finox-​CEO Anjan Selz. Er schätzt des­halb auch die Mög­lich­keit, selbst Sites anle­gen zu kön­nen, um sich ein Plätz­chen zu schaf­fen, wo Doku­mente abge­legt wer­den kön­nen. Bei vie­len ande­ren Pro­duk­ten müsste dafür erst ein­mal der Sys­tem­ad­mi­nis­tra­tor bemüht wer­den, wohin­ge­gen die Finox-​Mitarbeitenden mit Alfresco Share in ihrem nor­ma­len Arbeits­all­tag auf aus­sen­ste­hende Hilfe ver­zich­ten können.

Einen posi­ti­ven Neben­ef­fekt hat übri­gens die Tat­sa­che her­vor­ge­ru­fen, dass Doku­mente nun nicht mehr ein­fach irgendwo abge­legt wer­den kön­nen, son­dern ein– und aus­ge­checkt wer­den müs­sen: Es wer­den weni­ger unwich­tige oder gar unnö­tige Doku­mente abgelegt.

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